نمایشگاه به مکانی گفته می شود که کالاها، خدمات، فن آوری، تکنیک های جدید، نوآوری ها و هنر ها برای معرفی و آشنایی مردم به معرض تماشا قرار داده می شود. هر عملی که توسط تولیدکنندگان و فروشندگان برایمعرفی کالاها انجام و منجر به فروش کالاها و خدمات گردد نوعینمایش است. از زمان های قدیم نمایشگاه به شیوه کنونی پس از انقلاب صنعتی انگلستان شروع شده و در آغاز قرن بیستم تکامل یافته و امروزه به صورت یکی از ارکان مهم بازرگانی درآمده است.
تغییرات روزافزون فن آوری، ظهور کالاهای جدید، تنوع آن ها و عدم آشنایی مصرف کننده توام با رقابت شدید و نامطلوب تولید کنندگان از علل تشکیل نمایشگاه می باشد.
قطع رابطه بین خریدار و فروشنده به طوری که رابطه میان مصرف کننده یا خریدار و تولید کننده از بین رفته و این عامل باعث توسعه نمایشگاه های شده است.
افزایش درآمد سرانه کشورها همراه با درآمد ملی آن ها باعث افزایش قدرت خرید شده و از طرفی افزایش قدرت خرید نیز سبب تغییر در تولید شده و تولیدات باید به مصرف کننده معرفی گردند که این امر با نمایش کالا در نمایشگاه ها انجام می گیرد.
نمایشگاه ها انواع مختلفی دارند، یکی از مهم ترین نمایشگاه ها، نمایشگاه های بین المللی و بازرگانی است که نمونه آن هر ساله در تهران برگزار می شود.
هدف از برگزاری این نمایشگاه ها در کشورهای صنعتی پیشرفته، ایجاد بازاری متمرکز برای کلیه خریداران خارجی (بهره برداری تجاری) می باشد ولی در ایران به دلیل عدم وجود امکانات و در نتیجه عدم حضور بازدیدکنندگان خارجی، این نمایشگاه درست به بازار واردات تبدیل شده است. برخی از نمایشگاه ها به عنوان نمایشگاه های اختصاصی برگزار می شود که معمولا یک کشور با هویت خود در یک کشور دیگر ظاهر می شود، برای موفقیت در چنین نمایشگاه هایی به هزینه تبلیغاتی بالایی نیاز می باشد که متاسفانه شرکت های ایرانی چنین هزینه هایی را اختصاص نمی دهند.
از انواع دیگر نمایشگاه ها می توان به نمایشگاه تخصصی اشاره کرد. در این نوع نمایشگاه رقابت بین المللی وجود ندارد بلکه ارتباط تجاری مطرح است. نمایشگاه های ملی از دیگر انواع نمایشگاه ها محسوب شده که برای نمایش و توانمندی های بومییک کشور برگزار می شود. بدین شکل که توانمندی های تولیدی و خدماتی کشوری را در همان کشور به نمایش می گذارد و از خارجیان برای بازدید دعوت می نماید.
یک نوع نمایشگاه هم با عنوان اکسپو وجود دارد که مدت برگزاری آن ها بیشتر می باشد. (3 تا 4 ماه) و در آن علاوه بر جنبه های تجاری، جنبه های اعتقادی، فرهنگی، اجتماعی، آموزشی در کنار مسایل تجاری مطرح می شود که اساس آن اطلاع رسانی از توانمندی های موجود در یک کشور است. در کل نمایشگاه ها چه بین المللی و چه تخصصی، محل برخورد خریداران و فروشندگان، متقاضیان و عرضه کنندگان کالا و به عبارت اقتصادی نقطه برخورد عرضه و تقاضا می باشد که برای مشاهده نمونه محصولات و مبادله اطلاعات بین افراد تشکیل می شود.
از نظرموقعیت جغرافیایی:
از نظر کالا:
از نظر زمان و مدت تشکیل:
از نظر تنوع کالا:
از نظر هدف:
در تنظیم هر بودجه ای معمولا هزینه ها در برابر درآمدها پیش بینی می شود. اما در مورد نمایشگاه وضع فرق می کند. غالبا در نمایشگاه ها نمی توان انتظار حصول درآمد فوری داشت. در تنظیم بودجه نمایشگاه ها هزینه های نمایشگاه به 4 بخش تقسیم می شود.
ظاهر غرفه شما در یک نمایشگاه خارجی بیانگر چهره واقعی شماست. طرح غرفه باید به گونه ای باشد که برای شما اعتبار لازم را تحصیل نموده و بهتر است نمونه ای از هر کالا نمایش داده شود. حتی المقدور دستگاه ها و ماشین الات نمایشی را به کار اندازید تا مردم کیفیت کار و محصول آن ها را از نزدیک ببینند.
برای طراحی غرفه، زیبایی خوب است اما ساختن و تجهیز غرفه باید در حداقل زمان ممکن صورت گیرد. طراحی باید به گونه ای باشد که توجه مردم را صرفا به کالای ارایه شده در غرفه معطوف سازد و نه به در و دیوار و سقف غرفه، چیدن کالاهای نمایشی و گلدان های تزیینی و میز و صندلی و لوازم غرفه باید به روش های مختلفی صورت گیرد تا نمای هر قسمت با قسمت دیگر متفاوت به نظر آید.
بهره گیری از امکانات نمایشگاهی وقتی میسر می شود که کارکنان غرفه بتوانند از هر فرصتی برای ایجاد علاقه مندی در بازدیدکنندگان استفاده نمایند. همه کارکنان باید اطلاعات کافی درباره کالاها داشته باشند و طرز استفاده از آن ها را بدانند و با اصطلاحات بازرگانی در مورد حمل و نقل و بسته بندی و بیمه و تعرفه های گمرکی و شرایط فروش و واگذاری نمایندگی، آشنایی داشته باشند. کارکنان باید از محل های عمومی و تسهیلات و تاسیسات نمایشگاهی از قبیل تلفن عمومی، کمک های اولیه، درمانگاه و امثال آن ها مطلع باشند.
بهتر است یکی از کارکنان مسوول حفظ نظم و نظافت کل غرفه باشد و دایما مراقب هرگونه به هم ریختگییا کثیفی در هر نقطه از غرفه باشد. حفظ شادابی و نشاط در کارکنان غرفه به روش های مختلف مانع از بروز هرگونه سستی و بی تفاوتی در امور جاری غرفه خواهد بود.
مشتری بنا به میل شخصی و در وقت فراغت خود به نمایشگاه می آید بی آن که تحت هیچگونه فشاری باشد، آمادگی او برای شنیدن بیش از هر وقت دیگری است (حتی بیش از زمانی که برای خرید به فروشگاهی مراجعه می کند) مردم به دلایل مختلفی به نمایشگاه می آیند و مراجعه کننده باید بتواند از شرکت کنندگان حداکثر استفاده را بنماید برخی از این دلایل به شرح زیر می باشد :
آمار و اطلاعاتی که در مورد بازدیدکنندگان و تخصص و حوزه فعالیت و کالای مورد علاقه آن ها جمع آوری می کنید به منزله نهالی است که در نمایشگاه غرس می نمایید. یکی از روش های معمول در نمایشگاه ها ثبت اطلاعات روی کارت های مخصوص است که بعدا در دفتر مرکزی شرکت بایگانی می شود.
هر اندازه روابط عمومی قوی تر باشد احتمال موفقیت بیشتر خواهد بود فعالیت های روابط عمومی باید کمک کند که اشخاص مورد نظر به سوی غرفه شما کشیده شوند. باید با وسایل ارتباط جمعی به گونه ای رابطه نزدیک برقرار کنید که پیش از شروع نمایشگاه اطلاعات شما در اختیار آن ها باشد. سعی کنید بیش از دیگران پای نمایندگان مطبوعات را به غرفه خود باز نمایید به علاوه رابطه نزدیک با روابط عمومی مدیریت سازمان نمایشگاه داشته باشید و تبلیغات خود را با برنامه های تبلیغاتی سازمان نمایشگاه برنامه ریزی کنید.
مجموعه کاملی از بروشورهای غرفه و مقررات لازم الرعایه بازرگانی خود را به طریقی خاص و جالب، جهت توزیع در میان بازدیدکنندگان از گروه های مختلف تهیه کرده و در دسترس داشته باشید. نشریات و بروشورهای مربوط به نمایشگاه، نقش بسیار موثری در موفقیت شما ایفا می کند زیرا پس از پایان نمایشگاه، بازدیدکنندگان فراموش می کنند که در غرفه شما چه کالایی بوده است ولی آن چه در دست آن ها می ماند نشریات شماست.
می توانید برخی وسایل تبلیغاتی از قبیل پوستر و غیره را از سازمان نمایشگاه گرفته و در برنامه های تبلیغاتی خود از آن استفاده کنید. برای نمایندگان، وسایل ارتباط جمعی و ارباب جراید، اختصاصا می توان مجموعه کامل تری از نشریات غرفه و سایر اطلاعات اقتصادی و فرهنگی و جغرافیایی در بسته بندی های جالب و زیبا تهیه و در هنگام مراجعه به آن ها تسلیم نمود. در طول نمایشگاه روزهای خاصی وجود دارد که نسبت به روزهای عادی اهمیت خاصی دارد از جمله روز افتتاج نمایشگاه می باشد.
همیشه روز افتتاح پرکارترین و خسته کننده ترین روزهای طول برگزاری نمایشگاه است. بسیاری از شخصیت های معروف برای مراسم افتتاح دعوت می شوند، معمولا شخصیتی معروف از سطوح بالای مدیریت به عنوان افتتاح کننده نمایشگاه حضور مییابد، در مراسم افتتاح از طرف سازمان نمایشگاه، پذیرایی ترتیب داده می شود.
افتتاح و برگزاری یک نمایشگاه یک واقعه قابل توجه در یک شهر و حتییک کشور می باشد در نتیجه توجه افراد زیادی را به خود جلب خواهد نمود که شامل گروه های مختلف اجتماعی هستند و هرگروه برای بهره برداری خاصی از این نمایشگاه دیدار می کنند. افرادی از قبیل بازرگانان، دانشجویان، نمایندگان فروش، افرادی که در جستجوی کار و حرفه برای آینده هستند. افراد عادی و خبرنگاران از جمله افرادی هستند که در این روز مراجعه می کنند.
بلافاصله بعد از پایان نمایشگاه کارکنان غرفه شروع به جمع آوری کالاها و بسته بندی آن ها می کنند. در آخر از مسوولان سازمان نمایشگاه، گمرک و سایرین که در برگزاری نمایشگاه کمک کرده اند به طریق مقتضی و با اهدای هدایا و غیره تشکر و قدردانی می گردد همچنین گزارشی فهرست وار از وضعیت کلی نمایشگاه و آمار فروش و معاملات نیز ارایه می گردد.
توجه به نکات لازم و پیشگیری از نقاط ضعف در مراحل مختلف برگزاری نمایشگاه با استفاده از تجارت سازمان دهندگان و شرکت کنندگان در نمایشگاه های گوناگون می تواند به موفقیت شما در نمایشگاه و رسیدن به اهداف بازاریابی و فروش کالاهای تان کمک کند.
هر غرفه نمایشگاهی هنگامی موفق قلمداد خواهد شد که بتواند بیشترین تعداد ار مناسب ترین بازدیدکنندگان را به سوی خود جلب کند و این بازدیدها را به نتایج مطلوب منتهی سازد. اگر نمایشگاه از کیفیت خوبی برخوردار باشد حضور عده زیادی از افراد متخصص و بازرگان امری حتمی خواهد بود و این امر در مورد نمایشگاه های تخصصی بیشتر صدق می کند.
هدف اصلی از شرکت در هر نمایشگاه داخلی و خارجی، در کوتاه مدت یا درازمدت افزایش فروش تولیداتیا خدمات است. گاهی نیز اهداف دیگری از قبیل مقاصد سیاسی و فرهنگی برای برگزارییا شرکت در نمایشگاهی عنوان می شود. هدف هر چه باشد برگزارییک نمایشگاه بازرگانی موفق و اصولی می تواند زمینه های لازم برای گسترش مناسب سیاسی و فرهنگی و اقتصادی مورد نظر را فراهم آورد.
اگر هدف اصلی شما فروش فوری کالاست، بهتر است در نمایشگاه های تخصصی شرکت کنید،یا خود اقدام به برگزارییک نمایشگاه اختصاصی بنمایید، برای اهداف بلندمدت و نفوذ در بازارهای جدید و همچنینیافتن نماینده تجاری شرکت در نمایشگاه های عمومی و بین المللی که همه ساله در کشورهای مختلف برگزار می شود راه متداول و خوبی است.
قبل از تصمیم به شرکت در هر نمایشگاهی ابتدا باید چند مساله را روشن ساخت. به منظور نتیجه گیری بهتر از شرکت در نمایشگاه لازم است جواب درستی برای پرسش های زیر داشته باشید
شرکت در نمایشگاه برای شما چه منافعی در بر خواهد داشت؟
آیا زمان برگزاری آن برای کالای شما مناسب است؟
آیا هدف های شما از شرکت در نمایشگاه تحقق خواهد یافت؟
آیا بازر منطقه هدفی برای محصولات تان است؟
آیا به طور تدریجی و یا دایمی می توانید با تولیدات تان پاسخگوی تقاضای کالا باشید؟
آیا محصولات شما در سطح استانداردهای بازار است؟
مشکلات شما در رابطه با بازار چیست؟
هدف اصلی شما از شرکت در نمایشگاه ها چیست؟
به نمایش گذاشتن کالاهای تان به طور موثر مستلزم چه هزینه هایی برای شماست؟
آیا نتایج به دست آمده در این نمایشگاه ارزش هزینه های را دارد؟
قبل از نمایشگاه
مشتریان را از محل و ساعت حضور خود مطلع نمایید و از آنان دعوت به عمل آورید.
در طول نمایشگاه بروشورها و کارت های ویزیت خود را توزیع نمایید همچنین فرم مصاحبه با بازدیدکنندگان را تکمیل نمایید.
پس از نمایشگاه
به محض خاتمه نمایشگاه با بازدیدکنندگان تماس بگیرید از نظرات آنان به عنوان پایه ای برای برنامه های آینده خود بهره بگیرید و برای نمایشگاه بعدی برنامه ریزی نمایید.
به منظور حفظ کالاها و وسایل نمایشگاه به نکات فوق توجه نمایید: کالا را تا رسیدن به غرفه شخصا همراهی نمایید تا از ایمنی و سلامت کالا اطمینان حاصل کنید. به هنگام جمع آوری، شخصا در مراحل رسیدن کارتن های خالی، بسته بندی کالاها، برچسب زدن و خروج کالا حضور داشته باشید و در صورت امکان از پوشش های پیچیده جهت اطمینان خاطر بیشتر استفاده نمایید.
از آن چه گفته شد چنین برمی آید که اهداف کلی از برگزاری نمایشگاه به شرح زیر خواهد بود.
هر نمایشگاهی که برگزار می شود اهداف خاصی را دنبال می کند اما هدف کلی نمایشگاه ها معرفی تکنولوژی و فن آوری با ماشین آلات و تجهیزات جدیدیک کشور می باشد. از دیگر اهداف نمایشگاه جذب مشتریان جدید و نمایندگان جدید، شناخت و اصلاح کانال های توزیع و ارتباط با آن هاست علت اصلی این مطلب که بیشتر شرکت کنندگان ما نمی توانند به اهداف فوق برسند این است که اصول بازاریابی و چگونگی حضور در نمایشگاه را آموزش ندیده اند و از آن اطلاعی ندارند.
اخذ سفارشات جدید در معرفی محصولات بهتر و ارایه خدمات بهتر از دیگر اهداف حضور در نمایشگاه است و برخی اهداف دیگر عبارتند از:
نکته مهم در این میان نقش نیروهای انسانی مستقر در نمایشگاه است که با آموزش مواردی همچون زبان بدن و یا آداب معاشرت می توانند تأثیرگذاری بیشتری بر روی بازدیدکنندگان داشته باشند.
با بیلبوردهای تبلیغاتی نمایشگاه بین المللی تهران آشنا شوید.